תוֹכֶן
דוחות העברה משמשים במגוון תחומים ובמצבים שונים. זהו כלי בסיסי המשמש את העובד במצב נתון כדי ליידע עובד אחר, פונדקאי, או חדש של מה שקורה ומה צריך להיעשות בעתיד כדי להבטיח מעבר חלק של עובדים לתפקיד מסוים. זה יכול לנוע בין שינוי המעבר לדוח על כניסתו של עובד חדש. הדו"ח צריך להיחשב מדריך תחליף, בהתאם לעבודה ומשימות, הוא צריך להכיל מידע רלוונטי לתפקיד מסוים. חשוב לזכור את המטרות, הפונקציות וכל מידע כי היורש יצטרך להשלים את העבודה במיומנות. דוח ההעברה האידיאלי יבטיח שלא יהיו בעיות או בעיות בלתי צפויות במהלך המעבר.
הוראות
-
לעשות רשימה מלאה של כל המידע החדש יהיה צריך לדעת. שקול מה אתה עושה מדי יום, דברים שאתה עושה שבועי, חודשי או שנתי. כלול מידע מעבר לפונקציות בסיסיות ואחריות; אנשי קשר, פרוטוקולים, שרשרות פקודות, סיסמאות, מפתחות, תאריכים חשובים, הדרכה וכל מידע אחר הקשור לעבודה. אל תנסה לעשות זאת בבת אחת. תן לעצמך זמן לזכור את כל מה שצריך להיכלל.
דוח ההעברה יכלול פריטים הדרושים לביצוע משימות יומיות. (מפתחות התמונה על ידי גננות מ Fotolia.com)
-
חלק את הרשימה לפי סדר עדיפויות, תדירות, סוג המידע והרצף. רשימת פרויקטים הנוכחי, תאריכים או כאשר הם התחילו, איך אתה רוצה אותם התקדמות ותאריך היעד. כלול את כל ההיבטים של הפרויקט כי תחליף יצטרך לדעת.
-
ארגן מידע כראוי עבור המיקום. עבור שינוי שינוי הדו"ח, להתחיל עם מה התחיל על המשמרת שלך ואת צריכה להסתיים הבא. כלול את המשימות שהושלמו, כך שהחלפה לא תעשה אותן שוב. רשום את המידע שהתחליף יצטרך לדעת לפני שיוכלו להתחיל. מעקב עם רשימה המבוססת על רלוונטיות ורצף.
-
צור מפה מפורטת וספריית מיקום עבור מסמכים ופריטים ספציפיים לעבודה. אז אין צורך ללכת רחוק מדי כדי למצוא טפסים, אספקה או מפתחות, רק לקרוא את הדו"ח.
צור ספריית טפסים עבור העובד החדש (תמונה במשרד דברים על ידי פיטר Ishmeriev מ Fotolia.com)
-
כתוב סיכום של המטרות עבור המיקום, שלך ואת החברה, כך תחליף תדע איפה להתחיל ואיפה לסיים. כלול הישגים בעבר ולתאר כיצד השגת אותם. זה ייתן לך את הכלים כדי להמשיך את מה שהתחלת מבלי לשבש את זרימת התהליך ולהגדיל את הסבירות של תוצאה מוצלחת.
-
צור את הדוח באמצעות תוכנית מחשב במשרד. השתמש בתבנית דוח קיימת או צור תבנית משלך בהתבסס על פריטים ספציפיים עבור העבודה. בדוק את הדו"ח מספר פעמים כדי לוודא שום דבר לא נשכח. שאל עמית לקרוא, הוא אולי זוכר משהו חסר.
יצירת דוח
איך
- כלול תיאור של כמה זמן יש להוציא על משימות ספציפיות.
- הוסף טיפים על האופן שבו התחליף שלך יכול לשפר את הפרודוקטיביות ואת ביצועי העבודה.
