תוֹכֶן
פקיד קבלה הוא בדרך כלל האדם הראשון שרואים כשנכנסים לסביבה משרדית. תפקידו העיקרי בכל ארגון, בין אם במגזר הציבורי, הפרטי או ההתנדבותי, הוא לייצג את הארגון בצורה מקצועית בפני האורחים, תוך מתן תמיכה ברמה בסיסית עם משימות ניהוליות, תזמון ותפקידים אחרים. פקידי הקבלה עשויים להיות בתמיכה מנהלית או שהם בוגרי אוניברסיטאות לאחרונה, המשתוקקים ללמוד על פעולותיה הפנימיות של החברה בה הם מעוניינים.
מנהלי
אחת המטרות של פקיד קבלה היא לתמוך בפונקציה הניהולית של חברה. העתקה, תיוק והכנת מסמכים, כמו גם ארגון ציוד משרדי ומספק ציוד חיוני לממונים עליכם. הוא מטפל גם בדואר שנשלח והתקבל.
שירות לקוחות
המטרה העיקרית של מקצוע זה היא שירות לקוחות. פקיד קבלה עונה לטלפון בברכה ידידותית ומקצועית ומפנה שיחות לגורמים פנימיים. מענה לשאלות כלליות של לקוחות ולקוחות פוטנציאליים אודות שעות פעילות, מוצרים זמינים, שירותים ותשלומים הם גם במסגרת חובותיו של פקיד הקבלה.
ניהול פגישות
מטרה נוספת של פקיד קבלה היא ניהול לוח הזמנים עבור החברה. הוא מנהל את לוח הזמנים לפגישות, כולל הזמנות חדשות, ביטולים ושינויים בפגישות. בעלי כישורים ארגוניים טובים ותשומת לב לפרטים הם מיומנויות חיוניות עבור איש מקצוע זה.
משימות אחרות
הכנת קפה משרדי, חטיפים וחטיפים לפגישות ושיחות עם חברי הצוות הם דוגמאות למשימות אחרות עבור פקיד הקבלה. בחלק מהמשרדים, פקידי הקבלה אוספים כספים לוועדה החברתית, מספקים כרטיסי חניה ודואר בוקר.
