תוֹכֶן
פקידי הקבלה הם בדרך כלל האנשים הראשונים שרואים כשנכנסים למשרד, מה שהופך אותם לייצוג חשוב של החברות בהן הם עובדים ושאר אנשי המקצוע במשרד. שמירה על נימוסים עסקיים היא חלק חשוב בתפקיד של פקיד קבלה, אך השינויים והדעות הרבים המהווים נימוסים טובים מקשים על פקיד קבלה או ממונה לקבוע התנהגות הולמת.
מַשְׁמָעוּת
קשה להפריז בחשיבותו של פקיד קבלה כמי שמספק רושם ראשוני למתקשר ולמבקרים. פקיד קבלה עם נימוסים גרועים נותן טון שלילי לפני פגישה ולא מעורר אמון אצל לקוחות פוטנציאליים. מצד שני, פקיד קבלה המתבונן בכללי הנימוס של סביבה עסקית נותן תחושה חזקה של מקצועיות ויעילות. זה לא רק משפר את תדמית החברה כלפי גורמים חיצוניים, אלא גם עוזר לעובדים אחרים להרגיש כאילו המשרד שלהם הוא מקום עבודה מקצועי.
סוגים
אנשי קבלה מייצגים את מעסיקיהם במגוון דרכים. מענה לשיחות טלפון ולקבלת ברכה למבקרים הם שתי המשימות הנפוצות ביותר עבור פקידי הקבלה, ושניהם דורשים נימוס הולם. מדיניות החברה עשויה לחייב פקידי קבלה להשתמש בסקריפט קבוע מראש בטלפון בעת קבלת שיחות וכאשר הם פונים לסוגים שונים של לקוחות. במקרים אחרים רשאים פקידי הקבלה להשתמש בשיקול דעתם האישי בהתייחסות לכל אינטראקציה עם הלקוחות באופן שונה, אך ברמת הפורמליות והמקצועיות המתאימה. אנשים שעובדים במשרד מעבירים לעיתים חוקים נוספים לפקידת הקבלה, כגון מתי וכיצד פקיד קבלה יכול לפנות אליהם.
הַדְרָכָה
בעוד שבמשרדים מסוימים נדרשים פקידי הקבלה להחזיק תעודת בגרות או תואר אקדמי, אך הרבה מההכשרה של נימוסי קבלה מתקיימת בעבודה. פקידי קבלה יכולים להתחיל לעבוד במשרד בתפקיד שאינו דורש אינטראקציה, לא כעבודת הזנת נתונים או כעוזר במשרד. תשומת לב למדיניות החברה ואופן התנהגותם של פקידי הקבלה יכולה להכשיר עובדים חדשים לתפקיד פקיד קבלה בפעם הראשונה, שתייצר ניסיון שיכול להועיל כאשר מחפשים משרות פקיד קבלה אחרות.
שיקולים
לכל תעשייה ומשרד חוקים משלהם לנימוסי פקיד קבלה. יש משרדים שדורשים אופן לבוש ודיבור רשמי. אחרים מטילים צורת נימוס מזדמנת יותר כדי לגרום ללקוחות להרגיש נינוחים וברוכים הבאים. תקשורת בין פקידת קבלה חדשה למפקחותיה חיונית כדי ליידע את כולם מה צפוי. בתור פקיד קבלה, אם אינכם בטוחים בנימוס למצב מסוים, התנצלו בנימוס ושאלו מפקח בכיר או פקיד קבלה כיצד עליכם להגיב.
טיפים
למרות שכל משרד שונה, פקידי הקבלה עדיין יכולים ליהנות מכמה מאותם טיפים. להיות אדם ריבוי משימות הוא חיוני לביצועים טובים, אך כשמישהו נכנס למשרד, חשוב לתת לו את מלוא תשומת הלב. המשמעות היא להשהות שיחות או להשלים אותן במהירות, להפריש ניירות וליצור קשר עין ישיר. סביבת העבודה של פקיד הקבלה חייבת להיות נטולת עומס כדי להיראות מקצועיים יותר וגם להקל על ביצוע משימות פשוטות כמו למצוא מידע ולהציע למישהו עט למלא טופס. לבסוף, כאשר לוקח מישהו למשרד, על פקיד הקבלה להוביל תמיד להבטיח לאורח כי נוכחותו מותרת ולהציל אותו מהמבוכה שלא ידע לאן ללכת.
