תוֹכֶן
פגישות עם דקות מתועדות היטב הן יעילות ויעילות יותר מאשר ללא תיעוד כזה. החלטות הן ציין ואת הפריטים פעולה ומי אחראי להם הם במעקב. יסודות חיוניים של הדיון מתוארים כך שאנשים שלא השתתפו בפגישה יכולים בקלות לגלות מה קרה מבלי לבזבז זמן על מפגשים חדשים. על ידי יצירת דקות, תוסיף דברים טובים למוניטין שלך לפגישות נהדרות.
החלטות
לכל אדם בפגישה תהיה נקודת המבט שלהם על מה שקרה ומה הוחלט. בהקלטה של החלטות אלה ופרסומם במסגרת הפרוטוקולים, קיימת גרסה רשמית של ההחלטה אם יהיו חילוקי דעות בעתיד.
ביצוע דקות עשוי גם להכריח בהירות רבה יותר על מה הוחלט. כדי לוודא שהנתונים מדויקים כאשר הדיון אינו ברור, המזכיר עשוי לשאול שאלות כגון "אז כולם מסכימים שהשקת המוצר תתרחש ביולי או באוגוסט?" זה עושה את כל המשתתפים לעזוב את הפגישה עם אותה הבנה.
פריטי פעולה
תיעוד של פריטים פעולה מוסכמים בפגישה הוא שימושי במיוחד עם קבוצות להיפגש באופן קבוע. סקירת הפריטים מפגישות קודמות מקלה לדעת מה עדיין צריך לעשות. זה נותן חברי צוות תמריץ לבצע את המשימות שלהם לפני הפגישה.
דרישות משפטיות
במקרים מסוימים, כגון עבור ישיבות הדירקטוריון, דקות עשוי להיות דרישה של החוקים של הקבוצה. הם יכולים להיחשב מסמכים משפטיים למטרות כגון מסים וביקורות. חברות אלה בדרך כלל יש מזכיר אשר אחראי על הפרוטוקולים בכל הפגישות.
הגדרת מזכיר
כמו דקות מדויקות חשוב, כל פגישה חייבת להיות מזכירה ברורה. ביצוע הערות מלא גם השתתפות פעילה בפגישה יכול להיות מאתגר, ולכן זה לעתים קרובות הכי טוב אם המנחה הפגישה בוחר אדם אחר כדי לרשום את העובדות. זה עובד צריך לציין את ההחלטות, פריטים פעולה הדיון על המפגש בצורה ברורה ותמציתית. טקסטים גדולים מאוד לא ניתן לקרוא.
סגנונות
ישנם סגנונות שונים לכתיבת דקות פגישה. עבור ישיבות המועצה, כאשר תפקידים אלה הם מסמכים משפטיים רשמיים, חוקים עשויים להכתיב איזה סוג של מידע ידווחו בטקסטים. כמה סוגים של דקות לא להקליט את הדיון שהוביל את ההחלטה הסופית על בעיה מסוימת.
עם זאת, בפגישות עסקיות או צוותי הפרויקט, זה בדרך כלל יעיל יותר להקליט את נקודות המפתח של הדיון. לאחר תיעוד של נקודות אלה הוא שימושי עבור אנשים שלא יכלו להיות נוכחים או שרוצים לזכור מה נדון קודם לכן, כך לא זמן מבוזבז בפגישה הבאה.
