תוֹכֶן
כל מי שעבד אי פעם במשרד שמע את המונח "קבוצה" ונקוט בפעולה באופציה זו. בעבר, תהליך הקיבוץ נעשה ביד, אך כעת הוא מתבצע כמעט באופן אוניברסלי על ידי מכונות צילום ומדפסות המכינות דוחות וכתבי עת בסדר מספרי. לדוגמה, תוכל לקבץ את הדוחות שלך כך שהדפים שנוצרו מהמקור הם זהים בתוכן ובסדרם.
הַגדָרָה
על פי מילון המונחים הווירטואלי של האתר www.allbusiness.com, פירוש של "Collate" הוא: עשה סדר בדפים המודפסים לפני שהם מאוגדים. המונח יכול להיות גם קומפילציה וניתוח של מערכי נתונים, אך בהקשר של הדפסת מידע המילה המדוברת פירושה ארגון החומרים המודפסים באותו סדר המסמך המקורי.
קיבוץ ידני
חלק מהאנשים, בעת יצירת עותקים של מסמכים, עדיין נוטים לקבץ את מה שהודפס באופן ידני. בתהליך מסוג זה, כל עמוד ממוקם עם הצד המודפס כלפי מטה והדפים הבאים מאורגנים על גבי הדפים הראשונים. לאחר שהכל מודפס, ערימות המסמכים האישיות מופנות כלפי מעלה וכך הן מוכנות לכריכה.
מכונות צילום ומדפסות
מכונות צילום ומדפסות בודדות כוללות תהליכי הזנה ואיסוף נייר שונים. עם זאת, רבים מהם מאפשרים למשתמשים להציב קבוצות שלמות של מסמכים במגש ההזנה ולבחור את מספר העותקים שהם רוצים. מעתיקים מפרידים באופן אוטומטי עותקים של מסמכים בכלי פלט מרובים. מכונות מסוימות אפילו מהדקות את כל מה שהודפס בנפרד.
מדפסות המחוברות למחשבים
מדפסות המחוברות למחשבים יכולות לקבץ מסמכים, דוחות ואפילו עבודות נרחבות כמו ספרים. אם המסמך גדול מדי להגדרות המדפסת הנוכחיות, ייתכן שיהיה עליך להגדיר מחדש את זיכרון המדפסת כך שיתאים לגודל המסמך. לאחר שהכל מוגדר כהלכה, המדפסת תקבץ את המסמכים לערכות שצוינו על ידי המשתמש ותסווג אותם כאילו הועתקו על גבי מכונת צילום. ניתן להרחיב מערכות מדפסות גם באמצעות כוננים קשיחים חיצוניים.
