תוֹכֶן
- נוהל ראשון: הפקדת כספים
- נוהל שני: מחקר
- נוהל שלישי: פנה למחלקת המכירות
- נוהל רביעי: חשבון ספציפי
- נוהל חמישי: פנה לצרכן
- נוהל שישי: קבלות חדשות
חברות רבות לא רק עובדות עם כסף ולכן רושמות בספריהן רישומי חשבונות. אלו ערכים שלקוחות חייבים לחברה והם מוכרים בדרך כלל כהכנסה בדוח רווח והפסד. תהליך זה יכול להיות קשה ולעיתים קרובות לא ניתן לפרסם את הכסף שהתקבל בחשבון הלקוח. הנהלים בתחום זה מציינים טכניקות לייעול עבודה זו.
נוהל ראשון: הפקדת כספים
הפקיד את כל הצ'קים והמזומנים שהתקבלו במערכת קבלת החשבונות, גם אם לא ניתן לזהותם. כמו כן, עבד תשלומי כרטיסי אשראי מייד. ניתן לרשום פתק בתלוש ההפקדה באמצעות המחאה לא מזוהה כדי לתעד את העסקה. עותקים של קבלות הפיקדון לרוב זמינים באינטרנט, אך זה לא המקרה לגבי פריטים שהם חלק מהפיקדון. צרו עותקים של פריטים שלא ניתנים לזיהוי מיידי והגישו אותם לפי התאריך שקיבל.
נוהל שני: מחקר
קח את הקובץ עם הפריטים העתיקים ביותר ועבוד עליהם קודם. נסה למצוא שמות דומים במערכת. ייתכן ששמו של הלקוח הוזן באופן שגוי. ניתן לחפש את כל החשבוניות הפתוחות התואמות את סכום התשלום או פרט מיוחד אחר. בחלק ממחלקות הנהלת חשבונות יש קבצים על פריטים לא מזוהים שנפתרו, כך שאם תקבל צ'ק נוסף מאותו לקוח, אינך צריך לבזבז את זמנך על בעיות זיהוי.
נוהל שלישי: פנה למחלקת המכירות
צרו קשר עם צוות המכירות וקבלו מידע אודות תשלומים שאין להם כתב במערכת. מכיוון שמקור החיובים באגף המכירות, אנשי מכירות יכולים לעזור לך על ידי מתן מידע שימושי. הכסף יכול להיות התשלום בגין מכירה שטרם הוכרה, ואם זה המצב, מחלקת המכירות צריכה להזין את הסכום המתקבל במערכת. אם אתה מגלה אילו כספים התקבלו למכירה שאינה קשורה למחלקת המכירות, הודיע על כך למחלקה המעורבת ולמנהל הנהלת החשבונות.
נוהל רביעי: חשבון ספציפי
צור חשבון ספר חשבונות כללי ספציפי שישמש לקבלות לא מזוהות. חשבון זה נוצר לרוב כהתחייבות עם יתרת אשראי. כאשר אתה מקבל תשלום לא מזוהה, אתה מחייב כסף ומזכה את חשבון הקבלות הלא מזוהות. לאחר שזיהיתם לאיזה צרכן הסכום מתייחס, תוכלו לבטל את הרישומים ולהזין את חשבון החייבים. לחלופין, אתה יכול להשתמש בהערת אשראי כדי לקבל חשבונות אשראי ולסלק התחייבויות.
נוהל חמישי: פנה לצרכן
אם לא ניתן למצוא קבלה בתוך מחלקת המכירות, השלב הבא הוא ליצור קשר עם הלקוח ולנסות להשיג פרטים על המכירה. לפעמים, בעל עסק קטן יכול לקנות משהו על שמו, אך לשלם בצ'ק מהחברה, ללא שום עמית בשום חשבון. אם מספר טלפון לא נמצא בהמחאה, יתכן שתצטרך להשתמש באינטרנט כדי למצוא פרטי קשר. ודא שיש לך את הצ'ק או את העותק של הצ'ק ביד כשאתה מדבר עם הלקוח כדי שתוכל למסור כמה שיותר מידע.
נוהל שישי: קבלות חדשות
אם לאחר זמן סביר אתה עדיין לא מוצא את הלקוח במערכת שלך, בקש מהבקר רשות ליצור חשבון חדש במערכת. לאחר מכן הוסף הערה על המצב וקשר את ההמחאה לאותו חשבון חדש. תלוי בסכום הצ'ק, אין טעם להשקיע יותר משעה בניסיון לממן את החשבון המתאים. אם יש לך רבים מהפריטים האלה, פגש עם צוות המכירות כדי לקבוע מה עומד מאחורי הבעיה ונסה לתקן אותה.
