תוֹכֶן
פקידי קבלה מוצלח מסוגלים להתמודד עם משימות רבות תוך מתן רושם ראשוני חיובי לאורחים של החברה, מבקרים ועובדים פוטנציאליים. בין אם בעסק קטן או תאגיד רב לאומי, מיומנויות ארגוניות מתאימות יכול להיות המפתח לשמירה על קבלת פנים טובה. רעיונות טובים בארגון מפשטים משימות שגרתיות ומשפרים את הכנסת האורחים.
מדריך עזר מהיר
צור מדריכי עזר מהירים למידע שגרתי, כגון טלפונים שנמצאים בשימוש תכוף, מספרי משרדים ותוספים. הפרד מדריכים אלה לתוך תיקיות למינציה לטיפול קל התייחסות מהירה. שמור אותם בקבצים מאורגנים בזמן שאינם בשימוש. שקול לשמור עותקים נוספים כדי לספק אם נדרש. מדריכים יעזרו לך ויעזרו להאיץ משימות שגרתיות כגון העברת שיחות.
התחייבויות עיקריות
ערוך רשימה של ביקורים מתוזמנים ליום, מאורגנים לפי לוח זמנים. שים את שמו של האדם ואת מי אתה להודיע על הגעתו. זה יאפשר לך להתאים את הביטויים מוזמן למבקרים. לדוגמה, כאשר אורח מגיע, אתה יכול לומר, "ברוך הבא מר סמית, גברת סוזה מצפה לפגישה." סוג זה של קבלת פנים עושה אורח מרגיש יותר בברכה והוא יכול לעזור לשפר את התוצאות של הפגישה. קבלת פנים אישית מועילה במיוחד לראיונות עבודה. אם עובד פוטנציאלי מרגיש בברכה, הוא או היא יהיו רגועים יותר עבור הראיון שלך, שיש סיכוי טוב יותר לעבוד עבור החברה.
תכנון למרווחים
ודא שיש לך תמיכה כדי לכסות אותו במרווחים או בימים שבהם אתה חולה. יצירת הערות המכסות את החובות הבסיסיים פונקציות שניתן להעביר על כל מי מחליף אותך. ניתן ליצור מערכת סיבוב להחלפות זמניות בין מחלקות שונות של החברה שלך. זה ייתן לך יותר מגע עם חלקים שונים של החברה, אשר יקל עליך לטפל בבעיות בעתיד.
שירבוטים
יצירת לוח הודעות עבור החברה, המדגיש את החדשות החיוביות של החברה ופעילויות. לעדכן אותם כאשר יש לך זמן פנוי, לשים אותם באזור ההמתנה כך המבקרים יכולים להסתכל. זו תהיה דרך בונה עבור המבקרים להעביר את הזמן בזמן שהם מחכים לפגישות שלהם, כמו גם לעזור להם להכיר את החברה. על ידי שמירה על האורחים שלך עסוק, אתה יכול למקד את תשומת הלב שלך על משימות אחרות שיחות טלפון, אשר מגביר את היעילות שלך.
כיבוד
שמור על כיבוד בקצות אצבעותיך. התקן מקרר קטן כדי לשמור על משקאות קרים מתחת לשולחן העבודה שלך או באזור ההמתנה. יש בקפיטריה בודדת בקרבת מקום, כמו גם סוכר וממתיק. מניחים מגש של מאפים על דלפק הקבלה או קערת ממתקים. לאחר קבלת כיבוד בקרבת מקום, תוכלו לקבל את פני האורחים של החברה מבלי לצאת מהקבלה.
