תוֹכֶן
ארכיון נייר מסורתי הוחלף במידה רבה או נעזר באחסון קבצים בבסיסי נתונים במחשב. ישנם יתרונות וחסרונות בארכיון המסורתי. קבצי נייר אמנם נמצאים בהישג ידכם ונגישים בקלות, אך הם תופסים מקום רב ובזבוז נייר. הקביעה אם מערכת הגשה מסורתית מתאימה לך תלויה בעסק שלך. במשרדי עורכי דין ובחברות שיש להם רשומות רפואיות עשויים להיות קבצים המשתנים וצומחים במהירות, כך שתיקי נייר מסורתיים הם הדרך היעילה היחידה לעמוד בקצב ההתפתחויות היומיומיות.
גישה נוחה
קל לגשת לארגון קבצים מסורתי. הקבצים נמצאים פיזית במיקום מרכזי. אם אינך מוצא דבר, תוכל לקחת את הזמן לעבור על כל קובץ עד שתמצא בדיוק את מה שאתה מחפש. היכולת להציג, לגעת ולקרוא את הקבצים שלך תמיד יכולה לעזור לך לחשוב כיצד לחדש היבטים של העסק שלך.
קל להבנה
מערכות הגשה מסורתיות בדרך כלל קלות להבנה. ניתן לארגן את הארכיונים בכמה דרכים, כולל אלפביתיות, לפי נושא או כשירות, מבחינה מספרית, לפי תאריך, מקום או לפי סדר החשיבות. גם אם אינך מבין תחילה את מערכת התיוק בה ניתן להשתמש, תוכל לגלות זאת על ידי חיפוש בארכיונים ותשומת לב להגדרת הגורמים.
מְיוּשָׁן
מצד שני, ארכיב קבצים מסורתי הוחלף בארגונים רבים על ידי מחשב. חברות נוספות סורקות ומורידות את הקבצים שלהן למחשבים משרדיים. בשיטה זו העובדים יוכלו למצוא את הקבצים ולהעלות אותם באופן מיידי באמצעות תוכנת מאגר החיפוש, וכך יחסוך זמן והגברת הפרודוקטיביות.
הגנה קשה
לאחסון מסורתי של קבצים אין הגנה מספקת. שריפות או אסונות טבע אחרים עלולים להרוס קבצים, דבר שעלול לגרום לאובדן עסק. גיבוי קבצים מסורתיים לוקח זמן ולוקח שעות של העתקה, תיוג וארכיון מחדש.
חוסר מקום ויעילות
ארגון קבצים מסורתי עשוי לצאת משליטה. מספר הקבצים לארגן גדל עם העסק שלך; זה יכול להפוך לכאב ראש כשמדובר במציאת מקום לכל הניירת. ארכיב פריטים בצורה יעילה יכול גם להפוך לאתגר.
