תוֹכֶן
דוח עסקי רשמי מתמקד בדיווח על תוצאות או ממצאים של פרויקט נתון, כגון שינויים בתקציב או מחקר שירות לקוחות. המסמך ידגיש את מטרת הפרויקט, את אסטרטגיותיו ותגליותיו, ומאפשר לקורא שאין לו ידע מעמיק בנושא להבין טוב יותר את המטרה והתוצאות.
מבוא ומסקנה
דוח עסקי רשמי יכלול הקדמה קצרה. זה צריך להיות הקשר הראשון של הקורא, ואילו המסקנה צריכה להיות האחרונה. שניהם חייבים להיכתב בגוף שלישי כדי לשמור על פורמליות הטקסט, כמו גם על הדוח כולו. בעוד שההקדמה מסבירה את היעדים העיקריים של הפרויקט הנדון, המסקנה צריכה להתמקד בתוצאות והאם יש צורך בשינויים.
מטרה / סקירה כללית
הסקירה הכללית מגיעה מיד לאחר ההקדמה. זה ידוע גם כמושב מטרה, מכיוון שהוא מסביר את הסיבות לכך שהפרויקט מתבצע. לדוגמא, אם הנושא הוא על חוות דעת של לקוחות, הסיבה יכולה להיות שהחברה יישמה שירותים או מוצרים חדשים, ורוצה לחזור כדי לדעת אם ההצעה הנוכחית שלה טובה יותר מהקודמים.
שיטות ואסטרטגיות
מאפיין נוסף של דוח עסקי רשמי הוא הצגת השיטות או האסטרטגיות המשמשות להשגת מידע או מחקר למסמך. כדי להשלים את הדוגמה הקודמת, ייתכן שהחברה השתמשה בראיונות טלפוניים או בשאלונים מקוונים - כדי לקבל משוב מהצרכנים. חשוב שתזכיר את השיטות המשמשות לקבלת המידע, במידה ובסופו של דבר זה לא עובד טוב. כך שמנהלים יכולים לחזור ולנתח את השיטה כדי לראות מה צריך לשנות כדי לקבל את המחקר שהם רוצים.
ממצאים ותוצאות
חלק הממצאים או התוצאות הם בדרך כלל ההיבט החשוב ביותר במסמך. הממצאים יחשפו את התשובות לשאלות המיושמות בראיונות או בשאלונים, למשל. הציגו את התוצאות הכוללות בתבניות טבלה או גרף. יש להשתמש בהן לשיפור תוכניות שירות הלקוחות, פיתוח מוצרים או ביצוע קיצוץ בתקציב חוסך כסף. התוצאות משמשות למעשה לפתרון בעיות בתוך העסק, לשיפור הרווחים, לשיפור קשרי הלקוחות ולהגדלת המכירות הכוללות להגדלת הרווחים.
