תוֹכֶן
בדרך כלל האדם הראשון אליו תפנה בחברה גדולה הוא פקיד הקבלה, גם אם אתה יודע עם מי אתה צריך לדבר. הוא עונה לטלפון והוא הפנים הראשונות שתראה כשתלך למשרד באופן אישי. התנהגותם והתנהלותם הם השתקפות חיצונית של החברה, ותפקידם חיוני במתן רושם ראשוני טוב של החברה. על פקיד הקבלה לגרום לאורחים ולקוחות להרגיש בנוח, והציבור הרחב מקבל את המידע הנחוץ במועד.
אישיות נעימה
אישיותו של פקיד קבלה חיונית להופעת רושם ראשוני חיובי על לקוחות ואורחים. על פקיד הקבלה להיות מסוגל למלא את משימותיו, כמו לענות לשיחות טלפון, להעביר שיחות ולקבל מבקרים באדיבות ומקצועיות. עליו להיות מועיל וקשוב בעת מענה לשאלות ומתן תשובות מדויקות אודות החברה. חיוך אמיתי הוא דרך פשוטה ויעילה מאוד להראות אופי נעים ולעשות רושם ראשוני טוב אחרון. בתור איש הקשר עם שירות הלקוחות, על פקיד הקבלה ללמוד גם לשלוט ברגשותיו ולשלוט ברמות הכעס והמתח כאשר הוא מתמודד עם לקוחות קשים. על פקיד הקבלה להגיב תמיד ברוגע ובדיפלומטיות.
תקשורת חזקה
להיות מאזין קשוב, לתקשר בצורה ברורה ולהבין מסמכים כתובים מורכבים הם מיומנויות תקשורת שעל פקיד קבלה להיות בעל. הוא צריך להיות מסוגל להקשיב בסבלנות ללקוחות, להבין את בקשות הלקוחות בעת אישור רצונם ולפתור בעיות כראוי. בעת מתן מידע והוראות, על פקיד הקבלה להשתמש במונחים ברורים ופשוטים, כך שאורחים, לקוחות ועמיתים יבינו בקלות. על ידי עבודה עם מגוון תהליכים ונהלים, פקיד הקבלה צריך גם להבין את התקשורת בכתב של מגוון מסמכים הקשורים לעבודה.
אִרגוּן
בהתאם לגודל החברה ולמורכבות תפקידו של פקיד הקבלה, יתכן שיהיו לו מספר רב של אנשים שתלויים באמינותו וביכולתו למלא חובות רבות. תחושת ארגון חזקה, תשומת לב לפרטים, עצמאות ויוזמה הן תכונות שפקיד קבלה מאורגן צריך להיות בעל. איש מקצוע שיש לו אחריות ואתגרים מרובים ועומד במועדים ובדרישות התפקיד שלו יוכר כעובד אמין ורציני בתוך החברה.
בעלי ידע טוב
על פקיד הקבלה להכיר את המידע הנכון בכדי לענות על שאלות מהציבור הרחב, הלקוחות והאורחים. היכולת לספק מידע חיוני הנוגע לחברה, פעילותה ומיקום החברים והמחלקות הם דברים שכל פקיד קבלה חייב לדעת. יתר על כן, תלוי בדרישת פקיד הקבלה, עליו להיות מסוגל להשתמש במגוון כלים טכנולוגיים מהמשרד שיעזרו לו להיות יעיל ולהשלים את משימותיו בזמן הנתון.
